Privacy Statement - Landelijk Aktie Komitee Scholieren

Dit is het Privacy Statement van het Landelijk Aktie Komitee Scholieren (LAKS), gevestigd aan de Drieharingstraat 6, 3511 BJ te Utrecht. Het LAKS verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens moet het gebruik van deze persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG.

Het LAKS biedt de volgende websites aan:

laks.nl (website)
examenklacht.nl (EindExamenKlachtenLijn / EEKL)
laks-monitor.nl (LAKS-monitor)

Daarnaast biedt LAKS aan:

een telefoonlijn en e-maildienst voor het inzamelen en behandelen van klachten en vragen (Klachten-en InformatieCentrum / KIC)
(digitale) post voor leden en directe contactpersonen van het LAKS, zoals nieuwsbrieven, persberichten en promotiemateriaal (Promotie)

Stichting COMBO geeft namens het LAKS:

trainingen en activiteiten voor leerlingenraden en scholieren (Cursussen)

Samen aangeduid als de Diensten, allen te gebruiken door de gebruikers van de diensten van het LAKS (Gebruikers), en allen aangeboden door het LAKS.

Dit Privacy Statement kan gewijzigd worden. Gebruikers worden geadviseerd regelmatig dit document te herzien voor mogelijke updates. Wanneer je lid bent van de vereniging LAKS, zullen wij je op de hoogte stellen van een wijziging in het Privacy Statement in de Algemene Ledenvergadering. Wanneer je geen lid bent van de vereniging LAKS, en wel gebruik maakt van de Diensten van het LAKS, zullen wijzigingen voor je zichtbaar zijn na publicatie op de website van het LAKS. Dit Privacy Statement is als laatst gewijzigd op 24-09-2024.

1 Wanneer is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op en bevat informatie over de verwerking door het LAKS van persoonsgegevens van Gebruikers van de Diensten en een ieder die LAKS contacteert voor een van de andere redenen zoals genoemd onder 3 (Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?).

1. 1 Ben je minderjarig (16 jaar of jonger) of sta je onder curatele?

Als wij op basis van de AVG grondslag ‘toestemming‘ jouw persoonsgegevens verwerken en je bent 16 jaar of jonger óf je staat onder curatele, dan dienen jouw ouders/verzorgers of bewindvoerder toestemming te verlenen.

Deze toestemming dient vooraf aan de te leveren dienst aan ons te worden overlegd. Indien de toestemming niet digitaal kan worden geleverd dan wel gecontroleerd, dan zullen wij andere eisen stellen aan de toestemming van de ouder/verzorger of bewindvoerder. Je bent gehouden onze aanwijzingen over deze eisen op te volgen.

Indien er geen toestemming van de ouders/verzorgers of bewindvoerder is, of als onduidelijk is of de juiste persoon toestemming heeft verleend, dan zijn wij gerechtigd om onze dienstverlening op te schorten totdat aan de vereisten is voldaan.

Aan jouw ouders/verzorgers/bewindvoerder komt het recht toe om op elk moment tot intrekking van de toestemming over te gaan. Na intrekking van de toestemming zullen we de dienst niet of niet meer uitvoeren, afhankelijk van het moment dat de toestemming is ingetrokken. De kosten verbonden aan de uitgevoerde of nog uit te voeren dienst blijven verschuldigd en dienen te worden voldaan.

2 Wie beheert je gegevens?

Het LAKS verzamelt en beheert Persoonsgegevens van Gebruikers (Contactpersonen), indien en wanneer zij deze verstrekken aan het LAKS via of middels een van de Diensten. Onder persoonsgegevens vallen Contactgegevens en Identificatiegegevens.

Contactgegevens zijn bijvoorbeeld: voor- en achternamen, e-mailadressen, adressen, en telefoonnummers van Gebruikers en/of contactpersonen van Gebruikers.
Identificatiegegevens vermelden onder andere ‘wel/niet minderjarig’ en type school/niveau.

Het LAKS verzamelt voor klachten en vragen geen geboortedata, burgerservicenummers en andere identificatiegegevens van contactpersonen (zogenaamde Bijzondere of Gevoelige identificatiegegevens). Wel worden sommige Bijzondere persoonsgegevens (dieetwensen en medische aandoeningen waarbij rekening moet worden gehouden tijdens maaltijden en/of een overnachting) verzameld; indien je deelneemt aan een van onze cursussen of activiteiten; en/of bij het gebruik van een van de Diensten waarbij er een Verwerkersovereenkomst is afgesloten met een andere partij en je gegevens nodig zijn om de Diensten te kunnen leveren.

3 Voor welke doelen verwerken wij je persoonsgegevens?

(3.1) Het behandelen van reguliere klachten en vragen en de correspondentie die hiermee gepaard gaat

3.1.1 Wat houdt dit doel in?

Wanneer je het LAKS benadert met een klacht of vraag, doorgaans via e-mail of via de telefoon, zijn je contactgegevens nodig om je te kunnen bereiken; indien een vraag of klacht niet direct behandeld kan worden, slaat het LAKS je contactgegevens op voor toekomstige correspondentie.

3.1.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij de volgende Contactgegevens: de namen van de ouder(s)/verzorger(s) en/of van jou; e-mailadres en/of telefoonnummer waarmee je ons bereikt of waarop je in de toekomst bereikt wil worden; de naam van je school; de plaats van de school. Voor dit doel verwerken wij tevens de volgende Identificatiegegevens: type school of niveau; of je wel/niet minderjarig bent; of je een leer-of kwalificatieplicht hebt. Het LAKS verwerkt deze persoonsgegevens zelf. Indien je niet uit eigen initiatief, en/of niet direct je persoonsgegevens verstrekt, zal het LAKS altijd vragen of wij je gegevens mogen noteren. Persoonsgegevens worden verwerkt in een digitaal registratiesysteem, wat enkel bereik- en benaderbaar is door de medewerkers van het LAKS die aangesteld zijn voor de verwerking van deze persoonsgegevens (zie ook 6).

3.1.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Standaard worden contactgegevens die gekoppeld zijn aan klachten en vragen, maximaal twee jaar opgeslagen. Indien de gegevens twee jaar onbewerkt zijn gebleven, worden deze geanonimiseerd. De klachten blijven dan in het systeem zonder dat zij te herleiden zijn naar individuele personen (zie ook 3.3 onder procedure Klachtenrapportage). Wij verwijderen tevens je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij de wettelijke bewaartermijn nog niet verstreken is.

(3.2) Het behandelen van bijzondere klachten en vragen en de correspondentie die hiermee gepaard gaat, tijdens de EindExamenKlachtenLijn-periode (EEKL)

3.2.1 Wat houdt dit doel in?

Tijdens de eindexamens in het voortgezet onderwijs (april-juni), ontvangt het LAKS significant meer vragen dan tijdens de reguliere periode in het schooljaar. Het LAKS verzamelt deze zogeheten ‘eindexamenklachten’ via een aparte website en een aparte telefoonlijn. Wanneer je het LAKS via de EEKL-website, via e-mail of via de telefoon benadert met een eindexamenklacht of -vraag, zijn je contactgegevens nodig om je te kunnen terugbellen of terugmailen; indien een vraag of klacht niet direct behandeld kan worden, slaat het LAKS je contactgegevens op voor toekomstige correspondentie.

3.2.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij de volgende Contactgegevens: naam; e-mailadres en/of telefoonnummer waarmee je ons bereikt of waarop je in de toekomst bereikt wil worden; de naam van je school; de plaats van de school. Voor dit doel verwerken wij tevens de volgende Identificatiegegevens: type school of niveau; of je wel/niet minderjarig bent; of je een leer-of kwalificatieplicht hebt.

Het LAKS verwerkt deze persoonsgegevens zelf. Indien je niet zelf, en/of niet direct je persoonsgegevens verstrekt, zal het LAKS altijd vragen of wij je gegevens mogen noteren.

In tegenstelling tot het verwerken van reguliere klachten, worden eindexamenklachten opgeslagen in een apart systeem, dat beheerd wordt door de partij die tevens de website van de EEKL beheert (host). De afspraken voor het omgaan en afhandelen van deze eindexamenklachten zijn verwerkt in een verwerkingsovereenkomst.

3.2.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Na afloop van de EEKL-periode (rond of in het reguliere zomerreces) worden alle persoonsgegevens, die gekoppeld zijn aan de eindexamenklachten, tegelijkertijd geanonimiseerd. Vanaf dat moment kan het LAKS niet meer corresponderen met de Gebruikers die een eindexamenklacht hebben ingediend en geen verdere correspondentie hebben verzocht. Persoonsgegevens van deze Gebruikers worden niet geregistreerd zoals reguliere klachten, en worden niet opgeslagen in het systeem wat gebruikt wordt voor reguliere klachten. Tenzij Gebruikers expliciet hebben, of zijn gevraagd, om na afloop van de EEKL-periode te corresponderen over de klacht of vraag tijdens de EEKL-periode.

(3.3) Voor het opstellen van een geanonimiseerde klachtenrapportage

3.3.1 Wat houdt dit doel in?

Het bestaansrecht van het LAKS is ten dele afhankelijk van de subsidie die onze organisatie ontvangt van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Het Ministerie van OCW ontvangt halfjaarlijks een klachtenrapportage van het LAKS, welke de categorieën klachten en vragen bevat, en waarmee trends zijn te analyseren over de verschillende soorten klachten en vragen. De klachtenrapportage is geanonimiseerd, wat betekent dat de rapportage geen persoonsgegevens bevat die te herleiden zijn naar individuele personen en/of gebruikers.

3.3.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij enkel het type onderwijs, het leerjaar, niveau en een categorisering van het ‘thema’ van de klacht. Deze rapportage wordt aangevuld met de datum en tijd waarop de individuele klachten en vragen zijn ontvangen. De klachtenrapportage bevat geen persoonsgegevens die te herleiden zijn naar de individuele persoon, zoals naam, adres, telefoonnummer of mailadres, BSN, of geboortedatum, of andere identificatiegegevens zoals beschreven in 3.1.

3.3.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

De Klachtenrapportages bevatten geen gegevens die te herleiden zijn naar individuele personen. Aangezien er geen persoonsgegevens worden gerapporteerd mogen wij deze gegevens voor onbepaalde tijd bewaren. Indien je je gegevens uit onze systemen wilt laten verwijderen, gelden dezelfde voorwaarden zoals beschreven onder 3.1.3.

(3.4) Voor het onderhouden van een ledenbestand

3.4.1 Wat houdt dit doel in?

Het LAKS heeft als vereniging leden, namelijk de leerlingenraden van scholen in het voortgezet onderwijs. Omdat niet elke leerlingenraad een eigen e-mailadres of telefoon heeft, slaat het LAKS gegevens op die gekoppeld zijn aan de leerlingenraad, zoals het e-mailadres van de school, het e-mailadres en/of telefoonnummer van de docent-begeleider(s) van de leerlingenraad, en/of het e-mailadres en/of telefoonnummer van de (oudste) leerling in de leerlingenraad.

3.4.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop onze leden te bereiken zijn, en verstrekt worden bij het verwerken van het lidmaatschap. Indien één persoon de contactpersoon is van de betreffende leerlingenraad, verzamelen wij de naam van de persoon, de naam van de school en het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop deze persoon te bereiken is.

3.4.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt of maximaal 7 jaar na opzegging van het lidmaatschap. Indien een docent-begeleider of leerling geen rol meer speelt binnen de leerlingenraad, én indien de leerlingenraad geen algemeen e-mailadres en/of telefoonnummer heeft, zullen de contactgegevens van de docent-begeleider en/of de (oudste) leerling worden vervangen door de persoon(-onen) die hem/haar/hen zal/zullen opvolgen. De persoonsgegevens worden dus bewaard zolang de persoon een rol heeft binnen de leerlingenraad en de leerlingenraad lid is van het LAKS.

(3.5) Om je uit te nodigen voor activiteiten en/of deelname aan onderzoeken

3.5.1 Wat houdt dit doel in?

Het LAKS organiseert ledenvergaderingen voor Gebruikers met een LAKS-lidmaatschap, en andere activiteiten voor zowel Gebruikers met of zonder lidmaatschap. Deze andere activiteiten zijn o.a.: panels; inspraakavonden; congressen; conferenties, cursussen op externe locaties; en onderzoeken.

Voor deelname aan activiteiten verzamelt het LAKS gegevens via digitale of papieren aanmeldformulieren, welke direct door het LAKS verstrekt worden aan de persoon, of via één van onze websites. Uitnodigingen worden verstuurd via post, via e-mail, via de telefoon en/of via onze social mediakanalen.

3.5.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Bij aanmeldingen voor activiteiten zoals beschreven onder 3.5.1, verzamelen wij de volgende gegevens: de naam van de contactpersoon; het geslacht; de geboortedatum; het postadres; het e-mailadres; het telefoonnummer. Naast persoonsgegevens vragen wij om: de naam van de school van de leerling; het factuur-en postadres; en de directe contactgegevens van de school zoals e-mailadres en telefoonnummer.

Voor deelname aan cursussen verzamelen wij de volgende gegevens: het leerjaar van de leerling; het niveau; of de leerling lid is van een leerlingen- en/of medezeggenschapsraad; dieetwensen; medische indicaties; contactgegevens van de persoon die gebeld wordt in geval van nood.

Voor aanmeldingen voor onderzoeken, met name voor de LAKS-monitor, verzamelt het LAKS de naam van de school/vestiging, brinnummer school/vestiging, (post)adres van de vestiging, en directe contactgegevens van de contactpersoon op die vestiging (directie en/of kwaliteitszorgmedewerker).

3.5.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens zijn nodig om de trainingen, activiteiten en onderzoeken te kunnen verzorgen. Indien je deze gegevens niet aan ons wilt of kan verstrekken, kunnen wij je deelname niet verwerken. Wij verwijderen dan je persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt.

Indien je gegevens verzameld worden voor een activiteit via een (online) aanmeldformulier of voor een training, worden je gegevens maximaal 18 maanden na afloop van de activiteit bewaard in onze systemen. Na deze periode worden je gegevens gearchiveerd en zijn ze niet meer toegankelijk voor jou of voor onze medewerkers. Wij gebruiken deze gegevens niet om je aan te melden voor een andere activiteit binnen de achttien maanden waarin wij je gegevens bewaren. Wij zullen je dan ook voor een nieuwe/andere activiteit altijd vragen om een nieuw formulier op te sturen.

Indien het een onderzoek betreft waarvoor de Gebruiker zich vrijwillig en onbezoldigd aanmeldt, worden de identificatiegegevens verwijderd nadat het onderzoek is afgerond. Je telefoonnummer en/of e-mailadres blijven in onze systemen om je uit te nodigen voor toekomstige onderzoeken. Wij verwijderen je contactgegevens uit onze systemen indien je daarom vraagt.

(3.6) Om je informatie toe te zenden over het LAKS en haar activiteiten

3.6.1 Wat houdt dit doel in?

Wij houden je graag op de hoogte van ons laatste nieuws en andere kansen en ontwikkelingen binnen het LAKS via e-mail, social media of via een van onze Diensten. Als je graag geïnformeerd wilt blijven over deze onderwerpen, dan kun je je aanmelden via onze nieuwsbrief op de website, of door ons te volgen/’liken’ op de betreffende social media.

3.6.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres (wanneer nodig voor fysieke post), je e-mailadres en een overzicht van welke mails wij je toezenden.

3.6.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens voor zo lang als je informatie wilt ontvangen van het LAKS. Wanneer je geen e-mails meer wilt ontvangen, kun je je uitschrijven door de uitschrijfoptie in elke e-mail van het LAKS.

(3.7) Voor boekhouding en administratie

3.7.1 Wat houdt dit doel in?

Wij bewaren alle facturen en declaraties die we ontvangen om zo onze boeken volgens de wet bij te houden. Deze kunnen persoonsgegevens bevatten.

3.7.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres, bankrekening, BTW nummer, orderregels en de datum van bestelling of aanmelding van een van onze Diensten. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

3.7.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. Gegevens voor aanmelding van een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

(3.8) Het maken en verspreiden van beeldmateriaal voor promotiedoeleinden

3.8.1 Wat houdt dit doel in?

Tijdens activiteiten georganiseerd door het LAKS, worden er regelmatig foto’s en video’s gemaakt. Deze beelden worden vaak als compilatie en/of gedeeltelijk verspreid op online kanalen en/of sociale media voor promotiedoeleinden.

3.8.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Als je deelneemt aan LAKS-activiteiten, kan het zijn dat je verschijnt op beeldmateriaal dat online gepubliceerd wordt. Op foto’s en video’s geldt het Portretrecht. Het LAKS zal daarom altijd om je toestemming (quitclaim) vragen of je al dan niet op beeld wilt verschijnen. Als je jonger bent dan zestien jaar, moeten we toestemming van je ouders/verzorgers ontvangen, of je in de beelden mag verschijnen voordat we ze op het internet delen. In de praktijk kan dat betekenen dat we jou of je ouders/verzorgers een schriftelijke overeenkomst (quitclaim) laten tekenen om afspraken over portretrecht, vast te leggen.

We nemen je privacy erg serieus. Als wij met andere partijen een mondelinge of schriftelijke overeenkomst sluiten voor het vastleggen van beeldmateriaal op ons kantoor, of op één van onze activiteiten, nemen we de verantwoordelijkheid voor het beschermen van je portretrecht. Dat kan betekenen dat we derden vragen om jou niet op beeld vast te leggen, of door een regeling te treffen waardoor je niet op beeld hoeft te verschijnen. Wij kunnen echter geen verantwoordelijkheid nemen voor de verspreiding van onze beelden of die van anderen, op andere kanalen dan die van het LAKS.

3.8.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Foto’s en video’s die wij opslaan, worden in onze eigen systemen gearchiveerd voor een duur maximaal 5 jaar, tenzij je een verzoek indient voor verwijdering van de beelden waarop jij te zien bent. Datzelfde geldt voor beelden die op het internet staan op één of meerdere van onze kanalen. Alleen medewerkers in dienst van LAKS hebben toegang tot de beelden die zijn bewaard in onze archieven.

Voor beelden die zijn verspreid op andere online kanalen/accounts dan die van het LAKS gelden de privacyvoorwaarden van andere partijen, en bewaartermijnen van de betreffende online kanalen.

3.9. Verwerking voor historische archivering

Voor het behoud van historisch materiaal archiveren wij documenten. Op deze documenten (ook foto- en filmmateriaal) kunnen jouw persoonsgegevens staan. Op grond van de wet is het ons toegestaan in het kader van ons archief bepaalde zaken en documenten te archiveren.

Bij de archivering zullen we bijzondere technische en organisatorische maatregelen treffen, zodat jouw persoonsgegevens in het archief goed beschermd zijn.

Aangezien archivering een algemeen belang dient, dien je rekening te houden met de volgende specifieke bepalingen:

je hebt een inzagerecht in de archieven, tenzij je verzoek dusdanig ongericht is dat wij in alle redelijkheid deze niet kunnen inwilligen
het recht op rectificatie, wissing en beperking is beperkt. Gegevens in de oorspronkelijke archieven kunnen vanwege de integriteit van ons archief niet worden veranderd. Je hebt in dat geval de mogelijkheid om jouw eigen versie over de gang van zaken aan de bewuste archiefdelen toe te laten voegen
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid wordt uitgesloten

Gegevens uit het archief kan omwille van behoud van het ( volledig) archief niet worden overgedragen.

Je hebt nog wel het recht op bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens in het archief. Een beroep op het recht op bezwaar zullen wij beoordelen. In specifieke en bijzondere omstandigheden is het mogelijk dat we – ondanks het bezwaar- toch tot archivering van jouw gegevens overgaan. Dit kan als er andere belangen zijn, die de verwerking van de gegevens in het archief rechtvaardigen.

(3.10) Het onderhouden van een netwerk voor thuiszitters

3.10.1 Wat houdt dit doel in?

Netwerk: als deelnemer heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan een Whatsapp-chatgroep. In die groep heb jij toegang tot de telefoonnummers van andere deelnemers, en zij van jou.
Informatieverstrekking: het delen van actualiteiten zoals nieuwsberichten via en mail en Whatsapp.
Activiteiten: het versturen van uitnodigen voor activiteiten voor thuiszitters via mail.
Input vragen: het verzamelen van respons of antwoorden via Whatsapp of bij bijeenkomsten.

3.10.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij in ieder geval: voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres en schoolsituatie (bijvoorbeeld of je een thuiszitter bent, schoolgaand bent of naar een wereldschool gaat). Het is optioneel om je telefoonnummer en leeftijd op te geven. Gegevens voor aanmelding voor een van onze activiteiten, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

3.10.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. We bewaren je gegevens maximaal 5 jaar na uitschrijving als deelnemer.

(3.11) Het verzorgen van een kortingspas voor thuiszittende leerlingen

3.11.1 Wat houdt dit doel in?

Wij spannen ons in om kortingsregelingen die schoolgaande leerlingen krijgen ook beschikbaar te stellen voor thuiszittende leerlingen die bij ons bekend zijn. Als jij als thuiszittende leerling een kortingskaart wilt ontvangen kan je dit bij ons aangeven.

3.11.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres, geboortedatum en schoolsituatie (bijvoorbeeld of je een thuiszitter bent, schoolgaand bent of naar een wereldschool gaat).

3.11.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. We bewaren je gegevens maximaal 18 maanden na aanvraag voor de kortingskaart.

(3.12) Het onderhouden van een docententeam vakinhoud tijdens de eindexamenklachtenlijn.

3.12.1 Wat houdt dit doel in?

Tijdens de eindexamenperiode onderhouden wij een netwerk van vakdocenten. Zij adviseren ons (op aanvraag) over vakinhoudelijke klachten. Docenten kunnen zich hiervoor opgeven.

3.12.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij: naam, telefoonnummer, e-mailadres, vakken, school, beschikbaarheid tijdens de eindexamenperiode en eventuele vragen en opmerkingen.

3.12.3 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

(3.13) Voor sollicitaties voor bestuur en commissies

3.13.1 Wat houdt dit doel in?

Het LAKS is een organisatie van, voor en door scholieren. Het dagelijks bestuur van de vereniging LAKS, en de verschillende commissies voor sollicitaties (SoCo), voortgang (VoCo) en meerjarenvisie (ViSie) worden gekozen door de Algemene Ledenvergadering (ALV). Om in aanmerking te komen voor een van deze werkgroepen, kun je als scholier solliciteren. Stichting COMBO beheert alle gegevens van de LAKS-bestuursleden. De sollicitatiecommissie (SoCo) beheert alle gegevens van sollicitanten voor het LAKS-bestuur. De voortgangscommissie (VoCo) en meerjarenvisiecommissie (ViSie) beheren geen aanvullende gegevens.

3.13.2 Wat is er anders aan dit doel, dan de andere doelen?

Als ingestemd bestuurs- of commissielid, ben je onderdeel van de vereniging LAKS. Daardoor is dit Privacy Statement zowel voor jou als kandidaat van toepassing, als dat je verantwoordelijk bent voor het uitdragen van dit beleid terwijl je in functie bent.

3.13.3 Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doel?

Voor dit doel verwerken wij je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, leeftijd, schoolgegevens, en andere informatie zoals een curriculum vitae (CV), motivatiebrief(-ven), en eventuele interesses. Ook worden contactgegevens van de door de kandidaat opgegeven referenties en van ouders/voogd opgeslagen.

3.13.4 Hoe lang bewaren wij je persoonsgegevens?

Wij verwijderen deze persoonsgegevens uit onze systemen zodra je daarom vraagt, tenzij dit ons belet een wettelijke verplichting na te komen. Gegevens voor aanmelding van een van deze sollicitaties, vallen onder de voorwaarden zoals beschreven onder 3.5.

4 Wie heeft toegang tot je gegevens?

Je persoonsgegevens zijn beschikbaar voor de medewerkers in dienst van LAKS, die tevens verantwoordelijk zijn voor de verzameling en registratie van klachten en vragen zoals beschreven in 3.1, en die op grond van de een van hierboven genoemde doeleinde toegang hebben tot de systemen waarin je gegevens zijn opgeslagen. De medewerkers zijn tevens beheerder van de KIC, de EEKL, de content van de websites en de administratie voor activiteiten, trainingen en onderzoeken. Medewerkers zijn bij contract gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

Het LAKS gebruikt daarnaast (diensten van) derden voor het verwerken van bepaalde gegevens, zoals de hosting van onze websites en servers, en de onderzoeken en trainingen die wij uitbesteden aan derden. Voor het beheer van de server wordt een certificaat ISO27001 vereist. Alleen wanneer Het LAKS hiertoe verplicht is door de wet, zullen je persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende instellingen, fiscale autoriteiten of onderzoeksbureaus. Het LAKS stelt verwerkersovereenkomsten op met partijen met wie gegevens worden gedeeld. In deze overeenkomsten worden afspraken vastgelegd over welke gegevens worden opgeslagen en hoe die gegevens worden beveiligd.

5 Hoe om te gaan met links naar andere sites en social media?

Op de website www.laks.nl vind je een aantal links naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, is het LAKS niet verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens door deze websites. Dit Privacy Statement is daarom niet van toepassing op het gebruik van deze websites.

Wanneer je kiest om onze website via social media zoals Facebook, Instagram, SnapChat en/of Twitter te delen, worden je persoonsgegevens (zoals je naam en het feit dat je geïnteresseerd bent in het LAKS) ook zichtbaar voor de bezoekers van je persoonlijke pagina op het betreffende sociale netwerk. Op het gebruik van zulke social media websites zijn enkel de gebruiksvoorwaarden en privacy statement van de betreffende social mediawebsite van toepassing. Het LAKS is niet verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens of het privacy statement van zulke social mediawebsites. Dit Privacy Statement is niet van toepassing op het gebruik van dergelijke websites.

6 Hoe beveiligen wij de gegevens?

Je persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en LAKS heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen tegen het verlies of onrechtmatig verwerken van deze gegevens. Om deze reden gebruikt LAKS verschillende beveiligingstechnologieën waaronder beveiligde software en servers (bijvoorbeeld SSL-certificaten en ISO-certificeringen). De digitale systemen die LAKS gebruikt, zijn allen beveiligd en enkel toegankelijk voor medewerkers die ook verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de gegevens (zie 4). Al deze maatregelen staan beschreven in het interne privacybeleid van LAKS, JOB en COMBO. Je kunt te allen tijde een verzoek tot inzage en/of vernietiging indienen bij de medewerkers die toegang hebben tot je gegevens door een verzoek te sturen naar:info@laks.nl

Het LAKS is bij wet verplicht binnen 4 weken schriftelijk of per e-mail te reageren op je verzoek tot inzage of verwijdering.

7 Onze website

Via de website kun je je via digitale formulieren aanmelden voor activiteiten zoals bedoeld in 3.4. Het LAKS maakt op haar website gebruik van functionele en analytische cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden. Volgens de wet mogen wij cookies op jouw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor alle andere soorten cookies hebben we jouw toestemming nodig. Je gaat akkoord met onze cookies als je onze website blijft gebruiken.

8 Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in je persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG).

Als je wilt weten welke persoonsgegevens LAKS van jou verwerkt, dan kun je een schriftelijk inzageverzoek doen. Het LAKS behandelt je verzoek binnen een redelijke termijn. Als blijkt dat je gegevens onjuist, onvolledig of niet relevant zijn? Dan kun je een aanvullend verzoek doen om je gegevens te laten wijzigen of aan te vullen (artikel 16 AVG).

In een aantal gevallen kun je vragen om verwijdering of wissing van jouw gegevens (artikel 17 AVG). Wil je de (digitale) persoonsgegevens die LAKS van jou verwerkt ontvangen, dan kun je een beroep doen op jouw recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG). Dit houdt in dat je jouw gegevens verstrekt krijgt in een vorm waarin je deze, mocht je dit wensen, eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie. Ook kun je verzoeken om beperking van het verwerken van jouw gegevens of daartegen bezwaar maken (artikel 18 en 21 AVG).
Je kunt jouw schriftelijke verzoeken sturen aan: info@laks.nl.

9 Klachtenregeling

Klachten over medewerkers of handelen van het LAKS kunnen schriftelijk worden ingediend bij Stichting COMBO, Drieharingstraat 6, 3511 BJ Utrecht of via e-mail: secretariaat@stg-combo.nl.

Indienen van een klacht kan niet leiden tot opschorting van betalingsverplichting.